Kako učinkovito raditi od kuće

2020-04-25

Globalno širenje koronavirusa (COVID-19) i uvođenje mjera izolacije u mnogim državama svijeta gotovo je preko noći promijenilo ustaljeni način poslovanja brojnih tvrtki kao i život općenito. U onim slučajevima gdje je priroda posla i informatička infrastruktura to dopustila brojni poslodavci su reorganizirali poslovne procese i omogućili svojim zaposlenicima rad od kuće. Kako bi prikupio informacije o tome koliko radno aktivnih građana u Hrvatskoj, za vrijeme trajanja mjera izolacije, radi od kuće i kako se u novonastaloj situaciji snalaze, portal MojPosao.net je u travnju ove godine proveo istraživanje na uzorku od 900 ispitanika (62% žena i 38% muškaraca; Dvije trećine građana trenutno radi od kuće).  

Rezultati su pokazali da trenutno od kuće radi 100% samozaposlenih (u uzorku čine 4% ispitanika) i 69% zaposlenih ispitanika. Preostalih 27% čine ispitanici koji redovito odlaze na radno mjesto jer im priroda posla ne dopušta rad od kuće (18%) te oni koji bi posao mogli obavljati od kuće, ali im poslodavac to nije omogućio (9%). Gotovo polovica ispitanih (49%) koji rade od kuće, prije izolacije nisu uopće imali tu opciju na raspolaganju dok njih 7% jest i redovito su je koristili. Preostalih 44% je samo povremeno i u iznimnim situacijama (npr. njegovanje bolesnog člana obitelji) imalo mogućnost rada od kuće. Zanimljiv je podatak da su velike tvrtke u najvećoj mjeri pribjegle radu od kuće u ovoj kriznoj situaciji kako bi nastavile poslovanje dok su u mirnodopskim okolnostima bile najmanje sklone takvom radnom aranžmanu. S obzirom na djelatnost, u radu od kuće i prije i za vrijeme krize prednjače poslodavci iz IT sektora, a s obzirom na vlasničku strukturu privatne tvrtke u stranom vlasništvu.

Foto: Unsplash
Foto: Unsplash

Ova kriza može poslužiti kao koristan eksperiment u prirodnim uvjetima poslodavcima, zaposlenicima, a možda ponajviše kreatorima i donositeljima zakona koji reguliraju rad od kuće da preispitaju svoje dosadašnje pretpostavke i praksu o ovoj vrsti organizacije posla. Većina zaposlenih koji trenutno rade od kuće (57%) vjeruje da će povratak u normalu značiti i povratak rada u urede dok trećina njih (32%) smatra da će ovakav način rada u nekoj mjeri zaživjeti i nakon ukidanja mjera izolacije. Među ispitanicima koji cijelo ovo vrijeme odlaze na posao, iako su ga mogli obavljati i od kuće, još je više onih uvjerenih kako neće moći raditi od kuće ni u budućnosti (81%).

Nakon stečenog iskustva, gotovo dvije trećine ispitanika (64%) bi rado povremeno nastavilo raditi od kuće, a njih 17% svakodnevno dok oko petina zaposlenih (19%) nema tih želja i jedva čekaju povratak u radno okruženje. Za svakodnevni rad od kuće su još više zainteresirani oni ispitanici kojima poslodavac to nije omogućio u doba krize, a mogli su ga obavljati i u svoja četiri zida (36%).

Kao otežavajuće aspekte rada od kuće ispitanici ističu nedostatak komunikacije uživo s kolegama (65%), ometanje od strane ukućana (47%), nužnost izvršenja zadataka koje je, prema procjeni ispitanika, teško obaviti od kuće (46%), nedostatak odgovarajuće tehnologije (32%), održavanje sastanaka s klijentima (27%), nedostatak samodiscipline (21%) i održavanje internih sastanaka (18%).

S druge strane, kao ključne prednosti rada od kuće ispitanici navode uštedu vremena na putovanju na posao i natrag (65%), veću vremensku fleksibilnost u radu (38%), veću udobnost (mogućnost rada u ležernijoj odjeći i obući) (30%), te lakše usklađivanje poslovnog i privatnog života (25%).

Kad su u pitanju rezultati rada, polovica ispitanika smatra da su učinkovitiji kući nego u uredu i to zbog manje ometanja i jednostavnije organizacije vremena. Oni, pak, koji se procjenjuju učinkovitijima na radnom mjestu nego kući kao razloge tome navode otežanu komunikaciju, tehničke probleme i nedostatak uredske opreme.

Dizajn kućnog ureda

Kako prednosti rada od kuće poput slobodnijeg raspolaganja vremenom, opuštenije atmosfere i sl. ne bi postali i njegovim nedostacima poželjno je pridržavati se određenih preporuka koje će pridonijeti učinkovitosti i u kućnim uvjetima.

1. Odrediti stalno mjesto za rad

Ovisno o mogućnostima koje nam stoje na raspolaganju unutar našeg doma, korisno je odrediti jednu prostoriju u kojoj ćemo raditi. Ako si to ne možemo priuštiti onda će poslužiti i dio neke prostorije (npr. dnevnog boravka) koji možemo prenamijeniti u tu svrhu ili, pak, dio npr. stola za blagovanje koji će za vrijeme rada biti primjereno uređen. Važno je da taj prostor, ma koliko bio ograničen i improviziran, doživljavamo kao mjesto za obavljanje posla.Ukoliko se radi o dijelu doma koji inače ima drugu namjenu upravo na vrijeme koje ćemo svaki dan posvetiti njegovoj prenamjeni u naš kućni ured i, potom, raspremanju po završetku rada, možemo gledati kao na "putovanje na posao i s posla". Tako će nam i to pripremno razdoblje poslužiti kao uvod u rad koji slijedi.

Foto: Unsplash
Foto: Unsplash

2. Poštovati radno vrijeme

Poželjno je imati dnevni raspored rada i odmora te popis zadataka koje trebamo obaviti tako da nam i rad od kuće bude vremenski strukturiran. Za razliku od stanki na radnom mjestu koje najčešće provedemo u druženju s kolegama, ispijanju kava ili odlasku na ručak, one kod kuće možemo iskoristiti za obavljanje nekih kućnih poslova, čitanje, istezanje, meditaciju, itd. Kako se posao ne bi prelio na naše slobodno vrijeme, a mi se našli za računalom i u kasne noćne sate neka i kućni ured ima svoje "propisano" radno vrijeme.

3. Koristiti prirodno svjetlo

Pri odabiru mjesta za rad vodite računa o prirodnom osvjetljenju. Neka ga bude što više. Idealno bi bilo da je radna ploha što bliže prozoru, odnosno bilo kojem izvoru prirodnog svjetla. Na ovaj način naše tijelo prati promjene u količini svjetlosti u okolini i funkcionira u skladu s cirkadijurnim ritmom (prirodnim 24-satnim ritmom odvijanja naših tjelesnih funkcija). Izloženost sunčevoj svjetlosti osigurava dovoljne količine vitamina D (važan za čvrstoću kostiju), kao i potrebne razine serotonina ("hormon sreće") i melatonina ("hormon budnosti/spavanja") u našem organizmu.

4. Redovito zračiti prostor

Poput prirodnog svjetla i svjež zrak nas čini učinkovitijima stoga je potrebno osigurati redovito cirkuliranje svježeg zraka u prostoriji u kojoj radimo.

5. Voditi računa o ergonomiji

Iako u svom domu najvjerojatnije nemamo komade uredskog namještaja koji bi nam poslužili za rad od kuće, to ne znači da trebamo raditi sjedeći u krevetu s računalom u krilu. Za svoj kućni ured namijenimo najudobniju stolicu koja nam je na raspolaganju i koja će omogućiti da za radnom plohom možemo duže vrijeme sjediti pravilno i udobno (da se može primaknuti do stola koliko nam je potrebno, da nasloni za ruke ne ometaju našu pokretljivost i sl.) s ekranom računala u visini očiju.

6. Okružiti se "podizačima" raspoloženja

Ukoliko za to postoje uvjeti u kućnom uredu je dobro imati i pokoju biljku jer proizvode kisik, vlaže zrak i pričišćavaju ga od štetnih čestica, a neke od njih apsorbiraju i štetna elektromagnetska zračenja. Njihova zelena boja djeluje umirujuće. Za one koji vole i upoznati su s dobrobitima esencijalnih ulja, upotreba difuzora s odabranim uljima tijekom rada također djeluje na smanjenje stresa (npr. bergamot, lavanda, timijan, ylang ylang, mažuran) te bolju koncentraciju i pamćenje (npr. limun, ružmarin, paprena metvica).

Foto: Unsplash
Foto: Unsplash

7. Odrediti dress code

Iako rad od kuće ne zahtijeva od nas da se pridržavamo poslovnog dress codea, poželjno je izbjegavati rad u pidžami. U kojoj mjeri ćemo se dotjerati za kućni radni dan ovisi o individualnim preferencijama, ali i uključuje li dnevni raspored npr. video sastanke, no primarno je da se u odabranoj kombinaciji osjećamo ugodno, motivirano i orno za rad.

8. Redovito komunicirati s kolegama

Iako svi poslovi ne zahtijevaju jednaku količinu suradnje i interakcije s drugima, važno je biti u stalnom kontaktu s kolegama kroz dostupne komunikacijske kanale koji stoje na raspolaganju za formalnu i neformalnu razmjenu informacija (službena e-pošta i telefon; aplikacije WhatsApp, Viber; za video sastanke Skype, Zoom, Webex, Teams).

9. Biti fizički aktivan

S obzirom da su poslovi koje je moguće obavljati od kuće uglavnom uredskog i "sjedilačkog" tipa važno je u dnevni plan uvrstiti i neku fizičku aktivnosti u skladu s mogućnostima i osobnim interesima (vježbe istezanja, joga, šetnja, trčanje, vožnja biciklom...). Manje je važno što dokle god tijelo dobija svoju dnevnu dozu akcije.

Broji se rezultat, a ne vrijeme

Jedna od temeljnih pretpostavki uspješnog rada od kuće je da poslodavac uspostavi poslovne procese i osigura tehničke uvjete koji podržavaju takav oblik organizacije rada za sve ili samo one poslove u tvrtki čija priroda to dopušta. Kod početne implementacije korisno je uspostaviti kanal za redovito prikupljanje povratne informacije od zaposlenika o poteškoćama s kojima se susreću u radu od kuće, ali i prednostima, kao i njihovih prijedloga za unaprjeđenje takvog načina rada. No, ovo je samo jedan aspekt priče o radu od kuće ili radu na daljinu (engl. work from home; remote work; telecommuting; teleworking). Važniji je onaj koji se odnosi na organizacijsku kulturu tvrtke i koje vrijednosti ona podržava i promovira kad su u pitanju sam pristup radu i mjerila učinkovitosti.

Jody Thompson and Cali Ressler su 2003. godine osmislile strategiju upravljanja ljudskim potencijalima nazvanu Results-Only Work Environment (ROWE) koja naglašava važnost ostvarenih rezultata, a ne vremena koje zaposlenici provedu radeći. Plaća ih se za isporučenu vrijednost, a ne odrađenu satnicu. ROWE polazi od pretpostavki da svaki zaposlenik mora razumjeti svoju ulogu i odgovornosti unutar organizacije, što se od njih očekuje u smislu ciljeva koje trebaju ostvariti i kako će znati da su u tome uspjeli ili nisu. Konačno, organizacija garantira da će svi zaposlenici biti jednako i pravedno tretirani kada je u pitanju utvrđivanje njihove (ne)uspješnosti ("nikome se ne progledava kroz prste"). Fokus je na tome jesu li željeni rezultati postignuti ili nisu, a ne kako je zaposlenik organizirao i na što utrošio svoje radno vrijeme. Samo bivanje na radnom mjestu je u drugom planu i otvara mogućnost rada na daljinu ili od kuće. Autorice ovog koncepta polaze od toga da je organizaciji važno ostvarivati ciljeve i imati zadovoljne zaposlenike, a zaposlenicima postići ravnotežu privatnog i poslovnog života kako bi se mogli više posvetiti svojoj obitelji, prijateljima i svemu što im je važno i što ih veseli u životu. ROWE promovira humani pristup radu i zaposlenicima - zahtijeva od organizacije i njenog menadžmenta da na zaposlenike ne gleda kao na resurs koji treba "iscijediti do maksimuma" već kao na cjelovite pojedince kojima je posao samo jedan aspekt života. Smatraju da uvriježeni pojmovi posla i radnog mjesta nužno trebaju preispitivanje i redizajn u skladu s potrebama današnje radne snage.

Foto: Pexels
Foto: Pexels

Fleksibilni radni aranžmani

Iako mnogi poslovi i poslodavci (još uvijek) ne mogu ili ne žele razmišljati o napuštanju organizacije rada koja uključuje vremenski i prostorno fiksno radno mjesto, sve više njih ide u tom smjeru potpomognuti tehnološkim razvojem. I prije krize prouzročene širenjem koronavirusa, tržište rada na daljinu bilježi značajan porast jer sve više posloprimaca želi fleksibilne radne aranžmane kako bi mogli svakodnevno raditi od kuće ili radeći putovati po svijetu. Prema recentnoj analizi mrežnog servisa za rad na daljinu, honorarne i povremene te freelance poslove FlexJobs u posljednjem desetljeću rad na daljinu/od kuće u SAD-u bilježi porast od 91%, a trenutno 4,7 milijuna ljudi ili 3,4% zaposlenih Amerikanaca ima takav poslovni status. U državama EU taj udio radno aktivnog stanovništva u zadnjih deset godina iznosi oko 5%, a u Hrvatskoj 1.4% (prema službenim podacima Eurostata za 2018. godinu).

Izvorno objavljeno: Poduzetnik.biz (25.04.2020.)

https://poduzetnik.biz/produktivnost/kako-ucinkovito-raditi-od-kuce/